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Con la firma de este formato, EL ASOCIADO de manera previa, expresa e informada, autoriza a la CORPORACIÓN CLUB SOCIAL Y DEPORTIVO ECOPETROL BOGOTÁ (en adelante EL CLUB), para ejercer tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, actualización, modificación y supresión) de sus datos personales y los de su núcleo familiar, para ser consignados dentro de los formularios de EL CLUB y demás medios utilizados para recolección de información personal; lo cual es necesario para la gestión de la relación precontractual y contractual entre las partes; EL CLUB, como responsable del tratamiento de la información, podrá utilizar proveedores de servicios y/o procesadores de datos que trabajen en nombre del mismo, incluyendo, contratistas, delegados, outsourcing, o aliados, con las finalidades de: (i) Surtir el proceso de admisión como ASOCIADO del EL CLUB (lo cual no obliga al EL CLUB a admitir al aspirante), (ii) Valoración médica o física ante la necesidad de primeros auxilios al interior de las instalaciones DEL CLUB, (iii) Estudio de documentación para posterior aprobación (iv) sometimiento ante la junta directiva para posterior admisión, (v) Monitoreo de seguridad en las instalaciones de EL CLUB; (vi) Realizar el procedimiento correspondiente para firma y recepción de la membresía (vii) Prestación de los servicios ofertados al interior de la organización, especialmente en el área de deportes (escuelas de formación deportiva, uso de escenarios deportivos, participación en torneos y/o eventos deportivos); así como atención en restaurante, puntos de venta de productos deportivos, préstamo o alquiler de elementos y de espacios para eventos (viii) Valoración médica o física ante la necesidad de primeros auxilios, (ix) Monitoreo de seguridad en las instalaciones de EL CLUB, (x) Envío de comunicaciones físicas y digitales a través de página web, correo electrónico, aplicaciones móviles, con la finalidad de allegar extractos, aclaraciones de cuentas, felicitaciones en fechas especiales, encuestas de satisfacción, convocatorias a eventos deportivos y de recreación, agenda de actividades, requerimientos de pago, (xi) Facturación, cargue de valores a la cuenta, sanciones por incumplimiento de obligaciones y cumplimiento de obligaciones tributarias, (xii) Contratación y organización de eventos, (xiii) Determinar gustos y preferencias en actividades y alimentación, (xiv) Autorizar la presentación de los negocios de los asociados al interior de EL CLUB. De igual forma, autoriza la transferencia y la transmisión de datos necesaria para la ejecución de las tareas relacionadas o derivadas de la relación contractual. Se me ha informado que EL CLUB, no utilizará de ninguna manera mis datos personales para finalidades distintas a las autorizadas en los parágrafos anteriores y que, por consiguiente, la recolección de datos personales por parte de patrocinadores y fotógrafos particulares que se encuentren en las instalaciones con ocasión de eventos desarrollados, no será de responsabilidad de EL CLUB y es potestad del ASOCIADO autorizar el tratamiento de tal información.
En atención a lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el ASOCIADO (Padre de Familia) aquí firmante, actuando en calidad de representante legal del (la) menor que registra como beneficiario (a), de manera previa, expresa e informada, autoriza a EL CLUB, para ejercer tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, actualización, modificación y supresión) de los datos personales (incluso biométricos), de su hijo (a), para ser consignados en las bases de datos de EL CLUB, así como sobre los datos que se recolecten en medio de la prestación del servicio, esto es, datos personales recolectados a través de los formatos del área de deportes y demás áreas de EL CLUB, que implica las finalidades de: (i) Seguimiento de inscripción y asistencia a las escuelas deportivas, inscripción, gestión y ejecución de eventos y/o torneos deportivos como campo de verano y escuelas de formación (incluyendo suministrar los datos requeridos para contratación de seguro, transporte y servicios de recreación); préstamo o alquiler de elementos, (ii) Valoración médica ante la necesidad de primeros auxilios, (iii) Manejo de imágenes en Página Web u otros medios audiovisuales y de difusión masiva (iv) Monitoreo de seguridad en las instalaciones de EL CLUB. De igual forma, autoriza la transferencia y la transmisión de datos necesaria para la ejecución de otras tareas relacionadas o derivadas de los servicios contratados.
Datos sensibles: El titular ha sido informado de que EL CLUB, especialmente durante eventos sociales y actividades recreativas o deportivas, toma imágenes fotográficas y de video, en las que se recolectan datos biométricos de los asistentes, para publicarlas en la página web; con las finalidades de promocionar los eventos realizados, los servicios ofertados, logros obtenidos, realizar reconocimientos deportivos, las cuales se encuentran dentro del marco legal y del giro normal de los negocios de EL CLUB. Ha sido previamente informado de que estos datos son sensibles y no se encuentra obligado a entregarlos.
Así mismo el titular de la información manifiesta que ha sido informado sobre las políticas de protección de datos personales de EL CLUB, a las cuales puede acceder mediante su página web www.clubecopetrol.com Por consiguiente, ha sido informado sobre los efectos de esta autorización, así como sobre los derechos que tiene de actualizar, rectificar, modificar, incluir, ocultar o suprimir (este último, siempre que no haya un deber legal o contractual de por medio) su información personal. Por último, manifiesta que ha sido informado sobre el circuito cerrado de televisión que se encuentra implementado en las instalaciones de EL CLUB, con fines de seguridad y reacción ante contingencias presentadas en las instalaciones del mismo, esta información permanece temporalmente en EL CLUB, por un plazo prudencial y necesario para la labor del dispositivo de seguridad establecido, la información recolectada a través de video vigilancia, se encuentra custodiada por EL CLUB como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.”